۱. دیدارهای هفتگی
تعامل منظم به صورت یک تیم، یکی از بهترین راه‌های ایجاد فضای کاری حرفه ای محسوب می‌شود، محیطی که در آن تمامی کارکنان در ارتباط با یکدیگر احساس راحتی می‌کنند. جلسات تیمی هفتگی می‌توانند به شکستن موانع ارتباطی میان مدیران و کارکنان کمک کنند و به اعضای تیم فرصت صحبت آزادانه و بهبود ارتباط موثر بین مدیر و کارمند در مورد بعضی از مسائل زیر را بدهند:
- پروژه‌هایی که بر روی آنها کار می‌کنند.
- چالش‌هایی که با آن روبرو هستند.
- سوالاتی که برای آنها پیش آمده است.
۲. دیدارهای دو جانبه منظم
به دلیل این که ارتباط در گروه‌ها ممکن است برای بعضی افراد دشوار باشد، مدیران خوب باید مسیرهای اضافی برای ارتباط رو در رو با کارکنان خود فراهم کنند. جلسات منظم دو جانبه فضای ایده آلی برای مکالمات مستقیم میان مدیران و کارکنان فراهم می‌کنند و راه خوبی برای یادگیری سبک ارتباطی ترجیح داده شده توسط طرف مقابل می‌باشد.
بسته به این که کارکنان در چه محیطی کار می‌کنند، جلسات کاری رو در رو می‌توانند به صورت گپ‌های سریع غیررسمی در مورد ایده‌ها و پروژه‌ها باشند یا می‌توانند شکلی ساختاریافته و رسمی داشته باشند. به هر شکلی از این نوع جلسات استفاده می‌کنید، به یاد داشته باشید که این جلسات فرصتی برای ارتباط موثر بین مدیر و کارمند فراهم می‌کند. این موضوع فرصتی برای از بین بردن نگرانی‌ها، یافتن راه حل و ایجاد مکالماتی صریح در مورد کار یا موارد مهم دیگر را فراهم می‌کند.
۳. مدیران باید کارکنان را در جریان امور قرار دهند
این موضوع خصوصاً برای مدیران اهمیت زیادی دارد. از آن جایی که ارتباط موثر بین مدیر و کارمند به حضور همه طرف‌ها در چرخه ارتباط وابستگی دارد، یکی از بهترین اقداماتی که می‌توان انجام داد اطلاع رسانی در مورد رخدادها به کارکنان است، تا آنها نیز از مسائلی که درون شرکت رخ می‌دهند با خبر باشند.
شاید این موضوع بیش از حد ساده به نظر برسد، با این حال تعداد زیادی از کارکنان احساس می‌کنند از تصمیمات میدیریتی جدا هستند و تاثیری در این تصمیمات ندارند. یک مطالعه نشان می‌دهد که تا ۲۵ درصد کارکنانی که از شغل خود استعفا می‌دهند این کار را به دلیل این انجام می‌دهند که احساس می‌کنند از محیط کاری خود بی خبر هستند. بعضی از مطالعات نشان می‌دهند:
- تنها ده درصد کارکنان به طور همزمان از پیشرفت فعالیت‌های شرکت محل کار خود با خبر هستند.
- هشتاد درصد کارکنان تمایل دارند به میزان بیشتری با مدیران خود در مورد نحوه فعالیت شرکت ارتباط برقرار کنند.
- بیش از نود درصد کارکنان ترجیح می‌دهند حداقل از اخبار بد باخبر باشند و بی خبر نمانند.
۴. کارمندان بهتر است مدیران خود را بشناسند
این روش برای کارمندان پیشنهاد می‌شود و اصولی کاملا ساده دارد: باید به شناخت از مدیر خود برسید. بعضی افراد احساس می‌کنند مدیران آنها غیرقابل نزدیک شدن و ترسناک هستند، اما مدیران نیز انسان هستند و اگر این افراد غیرقابل نزدیک شدن به نظر می‌رسند، شناختن آنها یکی از راه‌هایی است که به باز شدن مسیر ارتباط با آنها کمک می‌کند و منجر به بهبود ارتباط موثر بین مدیر و کارمند می‌شود.
۵. استفاده از ابزارها برای بهبود ارتباط موثر بین مدیر و کارمند
در قرن بیست و یکم هستیم و ابزارهایی وجود دارند که برای بهبود ارتباطات در فضای کاری طراحی شده اند. شما می‌توانید از نرم افزارهای چت، اینترانت یا ابزارهای دیگر استفاده کنید. استفاده از ابزارهای مناسب می‌تواند جهش بزرگی در بهبود ارتباطات میان مدیران و کارکنان ایجاد کند.
بعضی افراد ارتباطات نوشتاری غیررسمی (مانند چت‌ها) در محیط‌های کاری را ترجیح می‌دهند، دیگران مکالمات رو در رو را ترجیح می‌دهند و عده ای دیگر ترکیبی از این دو روش را بسته به موقعیت پیش رو ترجیح می‌دهند. ابزارهای اطلاع رسانی نظیر اطلاع رسانی اخبار می‌توانند فرصت‌های اضافی برای اطلاع رسانی اهداف پروژه‌ها، انتظارات، بیان نگرانی‌ها یا پشتیبانی از کارکنان فراهم کنند و به بهبود ارتباط موثر بین مدیر و کارمند کمک کنند.
۶. از دیگران بخواهید به شما بازخورد دهند و شما هم به دیگران بازخورد دهید
اکثریت کارکنان و مدیران در مورد نحوه ایفای نقش خود مطمئن نیستند و ارتباط موثر بین مدیر و کارمند را یاد نگرفته اند. این موضوع می‌تواند تاثیر شگرفی بر روی اعتماد به نفس فرد داشته باشد و در نتیجه میزان باز و مستقیم بودن ارتباط آنها را تحت تاثیر قرار دهد.
یکی از راه حل‌های احتمالی برای این مشکل، درخواست منظم برای ارائه بازخورد در مورد عملکرد می‌باشد. آیا مدیر شما به حل مشکلی که برای شما دردسر ساز بوده است کمک کرده است؟ نظر خود در مورد اقدامات انجام گرفته را به مدیر خود بگویید. آیا کارکنان شما در انجام یک پروژه بسیار موفق بوده اند؟ به آنها نظر خود را بگویید.
سامانه حضور و غیاب آنلاین دینگ
