مزایای دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها و ادارت
کاربرد اصلی این نرم افزارها، ثبت و کنترل حضور و غیاب کارمندان سازمان است. با این حال، کاربرد آن‌ها به ثبت کردن محدود نمی‌شود. این نرم افزارها مزایای بسیاری دارند که برخی از آن‌ها به شرح زیر است:
۱. دقت بالا و حذف خطا
اگر انسان‌ها و مدیران بخواهند کار حضور و غیاب کارکنان را بطور دستی ثبت و ضبط کنند، حتما در طول دوران کاری‌شان دچار خطا می‌شوند. این خطاها حتی در صورتی که این افراد از دستگاه‌ها و کامپیوترها استفاده کنند، باز هم رخ می‌دهد چون بروز خطا توسط انسان در هر صورت محتمل است.
سیستم‌های کنترل تردد می‌توانند زمان ورود و خروج را به طور دقیق ثبت کنند و از آن‌ها می‌شود برای به حداقل رساندن خطاهای اجتناب ناپذیر و همینطور کاهش هزینه‌ها استفاده کرد. این اطلاعات دقیق به برنامه‌ریزی بهتر نیز کمک می‌کند.
۲. کاهش هزینه ها
بله! سیستم‌های کنترل تردد هزینه‌ها را کاهش می‌دهند. این نرم افزارها با گزارش‌دهی دقیق زمان‌ها و با جلوگیری از تقلب در حضور کارمندان و ثبت درست غیبت‌ها و تاخیرها، سبب می‌شوند تا پرداخت حقوق اضافی و نابجا صورت نگیرد و در نتیجه، هزینه‌ها کاهش پیدا کنند.
۳. افزایش بهره وری و کارایی
نظارت بر حضور و غیاب و ثبت تردد کارکنان به صورت دستی، کاری وقت‌گیر، پرزحمت و هزینه‌بر است. با سیستم‌های اتوماتیک می‌توانید بخش قابل توجهی از زمان خود را به جای ثبت تردد، بر روی امور مهم‌تری صرف کنید. با ترکیب داده‌های صحیح و دقیق با زمان و زحمت صرفه‌جویی شده، بهره وری و درنتیجه سود شرکت افزایش پیدا می‌کند.
۴. شفافیت و دسترسی سریع
گاهی نیاز دارید تا تمام غیبت‌های از قبل اعلام شده و نشده کارکنان را یکجا ببینید. انجام این کار با دستگاه حضور و غیاب و سیستم کنترل تردد، تنها با یک کلیک امکان پذیر است و می‌توانید به طور دقیق، گزارشات مدت زمان کار در سازمان را بر اساس ساعت مشاهده کنید. در صورت وجود داده‌های متمرکز و دقیق، کارفرمایان می‌توانند سیاست‌های جدیدی برای ورود و خروج کارمندان، ساعات کاری، فرهنگ کاری، عملکرد افراد، دستمزد، پرداختی‌ها و سایر موارد مرتبط با کار وضع کنند.
۵. مدیریت بی دردسر گردش کار
گردش کار شامل تمام فعالیت‌های لازم جهت تکمیل یک کار مشخص است. یک سیستم و دستگاه حضور و غیاب با عملکرد مناسب، می‌تواند داده‌ها را به طور شفاف نشان دهد و مدیر نیز با دسترسی سریع و اتوماتیک به آن‌ها می‌تواند درخواست‌های خروج، اضافه کار و سایر موارد را فورا و بدون نیاز به ارتباط مستقیم تایید کند. با این وجود، برنامه ریزی سنتی و دستی کاری دشوار است. دستگاه حضور و غیاب و سیستم کنترل تردد، همچنین در پیش بینی ظرفیت کار، منابع و بودجه به مدیران کمک می‌کند.
۶. رهگیری همزمان
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و دستگاه های حضور و غیاب آنلاین می‌توانند بلافاصله کارکنان را رهگیری کنند و تمام اطلاعات به صورت آنلاین و همزمان در دسترس است.
۷. امنیت
اغلب نرم افزارها در دستگاه حضور و غیاب بر پایه سیستم‌های امنیتی قدرتمند طراحی شده‌اند و از تقلب افراد جلوگیری می‌کنند. همچنین، هزینه‌های ناشی از فراموشی پین کد و گم شدن آی‌دی کارت‌ها را کاهش می‌دهند. این سیستم برای سازمان‌هایی که در آن‌ها، امنیت از اهمیت بالایی برخوردار است، می‌تواند بسیار سودمند باشد.
۸. انطباق ساعات کار
داده‌ها و اطلاعات ناصحیح، شرکت‌ها را مشمول هزینه‌های بالایی می‌کند؛ به عنوان مثال، منجر به پرداخت حقوق بالا و نابجا به کارکنان می‌شود. همچنین ممکن است حقوق کارکنان به اندازه‌ای که باید پرداخت نشود؛ مثلا ساعات اضافه کاری در نظر گرفته نشود. این سیستم‌ها می‌توانند با تطابق ساعات کار با لیست حقوق و دستمزد، این فرایند را تا جای ممکن ساده کنند و امور را تسهیل ببخشند.
برای مطالعه مطالب بیشتر در مورد مزایای دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها و ادارات اینجا را کلیک کنید
سامانه حضور و غیاب تحت وب دینگ
