1- موضوعات مهم را شناسایی کنید
پس از گذشتن از اطلاعیه ها و قدر دانی ها باید به موضوعاتی پرداخت که برای کار ضروری و مهم هستند. برای مثال، در تیم من ایمنی موردی بسیار مهم است. حتی در صورتی که ما درباره این موضوع به مدت 30 ثانیه بحث کنیم اما هر هفته وقتی را به پرسش در مورد مسائل ایمنی و نگرانی هایی اختصاص می دهیم که از جلسه قبل تا به حال به وجود آمده اند.
دستور کار استاندارد من به این ترتیب است: اطلاعیه ها، قدردانی ها، ایمنی، بودجه، به روز رسانی های پروژه ها، برنامه های زمانی مسافرت ها، میزگرد، موارد عملی
مثالی برای دستور کار جلسه ملاقات با کارکنان (60 دقیقه):
❇ اطلاعیه ها و اخبار 10 دقیقه
❇ قدردانی از کارکنان 5 دقیقه
❇ مسائل ایمنی 5 دقیقه
❇ وضعیت بودجه و برنامه ریزی 5 دقیقه
❇ به روز رسانی های پروژه ها 15 دقیقه
❇ برنامه ریزی های مسافرتی 5 دقیقه
❇ میزگرد 10 دقیقه
❇ موارد عملی 5 دقیقه
2- با کارمندان خود میزگرد تشکیل دهید
در انتهای جلسه کاری با کارکنان، باید اطمینان یافت که در زمینه بیان مسائل و نگرانی ها به رئیس، زمینه برای کارکنان فراهم شده است.انجام این کار به اعضای تیم کمک می کند از مواردی که در حال رخ دادن هستند آگاه شده و گفت و گو های سالمی درباره چالش های پیش روی تیم یا فرصت هایی جهت بهبودی در خارج از مرزهای شرکت ایجاد شود.
همچنین، از آنجایی که هر کس مشغول کارهای خود می باشد، این کار به کارمندان زمان معینی جهت برقراری ارتباط مستقیم را با مدیر خود می دهد. هرگز نباید ملاقات گروهی را بدون شرکت دادن دیگر اعضا خاتمه داد.
3- با افراد صحبت کنید و بشنوید
مدیر چه دوست داشته و چه نداشته باشد، مهم ترین ابزار در جعبه ابزار مدیریت، صحبت کردن با کارمندان به عنوان یک فرد و نه به عنوان گونه ای زیر دست می باشد.نیازی نیست که دستورات بر سر کارمندان فریاد زده شده و یا بحث به گفت و گویی جدی و پر تنش تبدیل شود. جلسات ملاقات با کارمندان، زمانی عالی جهت ارتباط با تیم خود بوده و امکان مطلع شدن از موارد پیرامون و چالش هایی را ارائه می دهد که کارکنان با آن ها مواجه هستند.
مدیر همواره می تواند موضوعی خاص را به صورت یک گفت و گوی خصوصی مطرح کند. اما نکته کلیدی اینجاست که باید مطمئن شد جلسات ملاقات با کارمندان به عنوان گفت و گو هایی دو طرفه انجام شده و جریان اطلاعات به صورت یک طرفه روانه نشود.
4- منعطف بوده و برای وقت دیگران احترام قائل شوید
در صورتی که مهم ترین چیز داشتن یک جلسه ملاقات با کارمندان است، دومین مورد مهم هدر ندادن وقت کارمندان است. در صورتی که اغلب افراد تیم شما در تعطیلات به سر می برند، جلسه را لغو کنید.در صورتی که مورد جدیدی برای اطلاع دادن وجود نداشته و تیم جهت رسیدن به یک تاریخ زمانی می تواند استفاده بهتری از این وقت داشته باشد مدت این جلسه باید کوتاه شود.هیچ نیازی نیست که برای پر بار نشان دادن جلسه کاری یک ساعت از وقت افراد گرفته شود. مدیر باید اطمینان یابد که با کارمندان سازگار و منعطف می باشد تا به نیاز های او و تیم پاسخ داده شود.
برگذاری یک جلسه ملاقات با کارکنان تنها درباره داشتن یک ارتباط موثر است. مدیر نباید از در دست داشتن تریبون بترسد. تنها باید درباره موارد در حال اتفاق و هر گونه مشکل یا مورد احتمالی گفت و گو کرد. افراد با انجام دادن این 8 مورد می توانند به خوبی در مسیر تبدیل شدن به یک مدیر خوب قرار گیرند.
سامانه حضور غیاب آنلاین دینگ
